L’email tracking, est un terme anglo saxon signifant « suivi d’email », il vous permet de savoir avec plus ou moins de précision si votre mail a été ouvert, lu voir cliqué par le destinataire.
L’email Tracking est un véritable outil marketing d’une puissance considérable pour celui qui maitrise bien cette technologie. En effet, certains outils sont même capables de définir avec précision quel lien a été cliqué dans un mail, voir même combien de temps le mail a été ouvert ( donc probablement lu entièrement ou pas ! ).
Il existe de nombreux outils permettant le suivi qui va bien au dela de l’accusé de réception simple, comme nous le verrons, de tels dispositifs existent aussi sous la forme de plugin ( extensions ) pour Outlook, mais aussi pour d’autres logiciels comme Thunderbird.
Avant tout chose, il est important de distinguer les différents canaux de communication proposés par la messagerie afin d’en maîtriser leurs usages.
Email marketing vs transactionnel vs individuel
Les emails d’entreprise sont, de nos jours, diffusés par l’intermédiaire de plusieurs types de canaux de communication. Ils varient en fonction de la nature du message et de la taille de l’audience cible.
Email marketing
Ainsi, si vous souhaitez faire la promotion d’un produit ou service vers une cible large, vous utiliserez certainement l’email marketing (aussi nommé emailing). Il en sera de même pour les actions de communication à grande échelle.
L’email marketing permet de diffuser un message commun en privilégiant le volume ciblé de destinataire. Il vous sera utile dans le cas d’évangélisation d’un marché ou de promotion de produit comme par exemple durant des périodes saisonnières telles que les soldes ou les périodes de vacances.
Les campagnes d’email marketing sont généralement pilotées par le service communication de l’entreprise et passe par des partenaires spécialisés. Ils permettent d’observer le comportement des destinataires (accès au site marchand, clic sur un lien, …).
Email transactionnel
Les sites de e-commerce, quant à eux, utilisent en complément des automates qui leurs permettent d’interagir avec leurs visiteurs. On parle ici d’email transactionnel car chaque email est lié à une action ou inaction du visiteur (inscription, confirmation de paiement et de livraison, sortie sans validation du panier, change de mot de passe, etc.).
Les mécanismes des automates peuvent varier d’une plateforme à l’autre et tendent à être de plus en plus complexes (prise en compte du comportement d’achat passé pour optimiser la conclusion des ventes, proposition d’un code promotionnel pour finaliser l’achat).
Comme pour l’email marketing, les emails transactionnels sont diffusés par l’intermédiaire de partenaires spécialisés qui fournissent des API afin d’automatiser les envois et surtout de collecter les événements liés à la réactivité des contacts (ouverture du message, clique sur un lien d’action).
Email individuel « one to one »
Enfin, les emails que vous échangez au quotidien vers vos prospects, clients, fournisseurs, partenaires, collègues font partie des emails individuels, nommés aussi « one to one ». Ils représentent 80% des emails émis par une entreprise et ils restent le moyen de communication interne/externe le plus utilisé.
Leur contenu est divers et varié. Ils peuvent être utilisés pour échanger des informations internes entre collaborateurs, mais sont aussi un moyen d’échange clientèle pour diffuser vos propositions commerciales.
L’email individuel reste pauvre en solution pour exploiter et étudier le comportement de vos interlocuteurs. Au mieux, vous pouvez activer les accusés de réception de votre client de messagerie mais vous n’obtiendrez pas d’informations supplémentaires sur les actions portées sur vos messages et la réactivité de vos correspondants.
eLinkerMail est la première solution Française qui propose une réponse à cette problématique en s’intégrant directement dans votre client de messagerie (Outlook et prochainement Gmail). Son tableau de bord intégré vous permet d’obtenir un suivi comportemental de vos interlocuteurs tout en respectant le cadre légal informatique et liberté ainsi que les obligations de la CNIL.
Ayez une vision 360° de vos emails individuels dans Outlook !
La communication par la messagerie ne cesse de progresser et son usage, en entreprise, facilite les échanges d’informations et favorise la promotion de leurs services. Nous consacrons de plus en plus de temps à échanger par ce canal avec en moyenne 30 emails envoyés par jour et près de 70 messages reçus quotidiennement en entreprise.
Dans le contexte commercial, l’email a une place prépondérante pour qualifier de futurs clients et pour conclure les ventes. Généralement, la phase de découverte et de promotion est pilotée conjointement par les services vente et communication et exploitent les données collectées par les solutions de campagnes email marketing et transactionnel. Viennent dans un second temps, les phases de proposition et de conclusion qui s’établissent dans le cadre d’un échange individuel.
Un plugin de tracking intégré à Outlook
Lors de ces dernières étapes, eLinkerMail propose de restituer une vision 360° du comportement de ces interlocuteurs en présentant, dans son tableau de bord intégré à la messagerie, grâce à un plugin outlook, les centres d’intérêts de ces correspondants et leurs réactivités vis-à-vis du message diffusé. Vous pouvez ainsi planifier vos relances et orienter votre argumentaire en fonction du comportement de vos prospects.
Le suivi comportemental directement dans Microsoft Outlook
Une des innovations d’eLinkerMail est d’intégrer les fonctions de tracking, que l’on retrouve généralement dans les solutions d’emailing, dans le client de messagerie Microsoft Outlook. Le suivi des messages ne se limite pas à la détection d’ouverture ou de clic sur les liens mais aussi aux téléchargements des pièces jointes.
La fonctionnalité de suivi comportemental en temps réel offre de nouvelles capacités d’analyse de leur relation client aux utilisateurs d’eLinkerMail. Elle fournit aux expéditeurs d’emails individuels, directement dans leur outil de messagerie, des statistiques (ouvertures, clics, téléchargement, géolocalisation IP, plateforme) pour chaque interlocuteur.
eLinkerMail est compatible avec les clients de messagerie Microsoft Outlook suivants :
- Outlook 2007
- Outlook 2010
- Outlook 2013
- Outlook 365 (client Desktop)
Et avec les serveurs de messagerie :
- Microsoft Exchange
- MDaemon
- Serveurs compatibles SMTP (principaux fournisseurs d’accès Internet)
Les accusés de réception d’Outlook vs eLinkerMail
Le client de messagerie Microsoft Outlook intègre nativement un dispositif d’accusé de lecture qui permet de recevoir un email de confirmation émanant du destinataire à son initiative.
Ses principaux défauts résident dans le fait que cette demande de confirmation sollicite votre correspondant et qu’elle ne permet pas de prendre connaissance de l’interactivité qui a eu lieu dans l’email (ouverture des pièces jointes, clic sur un lien).
eLinkerMail intègre des « sondes » dans l’email émis afin d’obtenir, en toute transparence, une vision à 360° de l’interactivité de vos contacts:
- Vision sur l’activité
- Ouverture du message
- Clic sur des liens
- Téléchargement des pièces jointes
- Vision chronologique (date et heure de chaque action)
- Vision géographique (pays et ville, basé sur l’adresse IP du destinataire)
- Vision technique (plateforme, OS, application)
eLinkerMail va donc bien au-delà des accusés de réception de Outlook en vous informant des actions portées sur les liens et surtout le téléchargement des pièces jointes. Effectivement, ce qui importe le plus généralement, ce n’est pas de savoir que votre correspondant à ouvert le message mais bien qu’il a ouvert votre proposition commerciale.
Protégez vos données transmises par emails
En complément de ses fonctions de tracking, eLinkerMail intègre un mécanisme de protection simple et fiable afin que vous puissiez diffuser du contenu à caractère sensible ou confidentiel tout en vous affranchissant des contraintes techniques pour les sécuriser.
Un mot de passe suffit pour qu’eLinkerMail vous garantisse que seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder aux messages ou aux pièces jointes. Ainsi si votre message est rediffusé, il n’est pas consultable en l’état sans son mot de passe.
De plus, vous pouvez limiter la consultation du message à une date prédéfinie. Une fois la date butoir expirée, vos propositions commerciales ne pourront plus être téléchargées.
Pour sécuriser vos échanges, eLinkerMail met en place un mécanisme de double encryptage AES 256 de niveau militaire avec une clef unique pour chaque message, ce qui vous garantit un haut niveau de protection. Les données cryptées sont stockées dans un environnement Cloud privé afin que vous ayez un accès en haute disponibilité.
Cette solution de protection est compatible avec tous les clients de messagerie. Vos correspondants peuvent donc accéder à vos messages depuis leur messagerie préférée sans installer un module complémentaire.
eLinkerMail, une solution « plug and play »
Basée sur la technologie de plugin d’Outlook, aucun paramétrage dans le client de messagerie n’est nécessaire. Quelques clics suffisent pour l’installer et se connecter. Les emails continuent à être routés par le serveur de messagerie de l’entreprise (MS Exchange, MDaemon), et n’impacte pas la politique de sauvegarde de l’entreprise.
De plus, les utilisateurs sont invités automatiquement à mettre à jour leur plugin si des nouveautés sont proposées. Pas besoins d’outils de déploiement réseaux lourds et complexes. Tout se fait automatiquement !
Comment intégrer eLinkerMail avec mon CRM ?
Vous pouvez synchroniser vos emails avec la plupart des CRM SaaS du marché.
Pour cela, eLinkerMail utilise l’adresse email unique fournie par ces éditeurs de CRM et l’insère automatiquement en copie cachée dans chaque message. Vous économisez ainsi cette étape à chaque envoi et évitez de l’oublier.
Pour trouver votre adresse BCC chez votre éditeur de solution CRM, voici une liste non exhaustive de référence :
À propos d’eLinkerSoft
Éditeur spécialiste dans le suivi et la sécurisation des emails individuels, eLinkerSoft est née en 2013 de la volonté commune de ses fondateurs, de mettre à disposition de leurs clients, des outils simples et efficaces pour améliorer et renforcer leurs échanges individuels quotidiens depuis leur messagerie.
Les marchés cibles d’eLinkerMail sont les professionnels de la vente mais aussi les bureaux d’études, les courtiers, les cabinets d’expert-comptable, les services achats/fournisseurs et plus généralement les back offices de l’entreprise.
Sébastien, cofondateur d’eLinkerSoft en charge du développement commercial, débute son parcours en 1997 dans le service R&D de la startup Nantaise CrossDatabase Technology spécialisé dans l’EAI tactique (Enterprise Application Intégration) avec la solution DataEXchanger. Dix ans plus tard, il poursuit sa carrière en participant à la création et au développement de l’offre de dématérialisation Documalis de la startup Scanpoint Software et prend la responsabilité de son service partenaire en 2011.
Stéphane, cofondateur d’eLinkerSoft en charge du développement technique, se forge dès 1999 ses premières expériences chez les éditeurs Horo-quartz puis chez Ero-Industrie, spécialistes dans les solutions de contrôle d’accès. En 2004, il rejoint l’équipe R&D de la startup Scanpoint Software. Quatre ans plus tard, ses qualités d’écoute et de management lui permettent de prendre la tête du service R&D et de participer aux orientations technologiques.
Leur volonté d’entreprendre et d’innover fait naître le projet eLinkerSoft. Après deux ans et quelques nuits blanches, il se concrétise et donne naissance à la solution eLinkerMail.
L’innovation au cœur de l’entreprise
La R&D (Recherche et Développement) prend une part prépondérante dans l’activité d’eLinkerSoft afin d’améliorer continuellement l’expérience utilisateur et de fournir toujours plus de fonctionnalités à nos clients.
« Notre Road Map promet de nombreuses évolutions dans les mois à venir telle que l’arrivée d’un abonnement Team afin que les managers puissent superviser les échanges de leurs collaborateurs dans un tableau de bord synthétique » déclare Stéphane Marsaud, Co fondateur d’eLinkerSoft et en charge des orientations technologiques.
